Le secrétaire de mairie peut travailler dans des petites ou des grosses mairies, voire dans plusieurs mairies. S’il est affecté dans une mairie de plus de 2 000 habitants, il exerce dans un service précis (Etat civil, comptabilité, incendie secours…). Dans une petite mairie, ses missions seront multiples et le travail très varié, car il est souvent seul à ce poste et supervise toutes les tâches administratives.
Les activités principales
Les finances
- Assister le maire dans la préparation du budget.
- Maîtriser les règles budgétaires et comptables et du Code des marchés publics.
- Saisie de mandats et de titres.
Le management et les ressources humaines
- Organiser les services.
- Veiller à la qualité du travail rendu.
- Recrutement, formation, notation, évaluation, gestion de la carrière des agents.
- Gestion de la paye des agents.
La rédaction des actes administratifs
- Préparer et rédiger les délibérations, les arrêtés municipaux, les actes d’état civil.
- Connaître le Code général des collectivités territoriales.
La commande publique
- Instruction des dossiers relatifs à la commande publique.
- Application du Code des Marchés Publics.
L’urbanisme
- Instruction ou suivi des demandes.
- Respect de la réglementation relative à l’urbanisme, en se conformant au PLU (Plan local d’urbanisme) ou POS (Plan d’occupation des sols).
- Connaissance du Code de l’urbanisme.
L’Etat Civil, les élections et l’accueil du public
- Mettre en place l’organisation des élections.
- Tenir à jour la liste électorale.
- Connaître le Code électoral.
- Organiser et assurer l’accueil des usagers.
- Maîtriser les outils de communication et de gestion des conflits.
Le montage des dossiers et l’animation de réseaux
- Préparer les demandes de subventions, les conseils municipaux, les dossiers d’enquête publique…
- Fédérer des projets nécessitant des partenariats,
- Travailler à l’émergence de réseaux d’information, de communication.
- Animer des réunions.
Les qualités requises
- Sens de l’autonomie et de la priorisation.
- Capacité d’analyse et de synthèse, sens de l’organisation.
- Capacité à encadrer et au management des ressources humaines.
- Qualités relationnelles et rédactionnelles.
Les compétences requises
- Connaissances de la Fonction Publique territoriale.
- Connaissances juridiques en termes de droit public, commande publique, finances publiques et locales.
- Connaissances des procédures réglementaires de passation des marchés publics et contrats.
- Capacités en termes de techniques de communication et de l’information.
- Connaissances des instances et processus de décision de la collectivité.
- Connaissances des règles juridiques d’élaboration des actes administratifs.
- Connaissances des réseaux stratégiques d’information.
- Techniques d’écoute active et de médiation, de gestion des conflits.
- Technologies de l’information et de la communication.
- Connaissances du cadre réglementaire de la – responsabilité civile et pénale.
- Techniques et outils de gestion de l’activité.
- Connaissances des méthodes et outils de l’évaluation.
Le logiciel métier e.magnus
Vous ne pourrez exercer le métier de secrétaire de mairie en Haute-Saône sans connaitre et maitriser le logiciel e.magnus. Vous pouvez vous former à ce logiciel en suivant une formation au métier de secrétaire de mairie animée par le CDG 70.
Relations fonctionnelles et hiérarchiques
Collaborateur direct du Maire et des élus Encadre l’ensemble des agents de la commune
Pour être embauché dans une petite mairie ou dans un service d’une mairie plus importante, il existe deux voies :
- Par concours en réussissant un concours administratif :
- Adjoint administratif principal de 2ème classe
- Rédacteur territorial
- Rédacteur principal de 2ème classe
- Attaché territorial
- Par recrutement sans concours pour les personnes titulaires d’une RQTH, à condition qu’elles répondent aux conditions d’inscription au concours donnant accès à l’emploi
Offres d’emploi consultables sur le site www.emploi-territorial.fr
Références juridiques
- Code Général de la Fonction Publique
- Décret n°87-1099 du 30 décembre 1987 portant statut particulier du cadre d’emplois des attachés territoriaux
- Décret n° 2012-924 du 30 juillet 2012 portant statut particulier du cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux
- Décret n° 2006-1690 du 22 décembre 2006 portant statut particulier du cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux
- Décret n°2006-1690 du 22 décembre 2006 portant statut particulier du cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux
Comment devenir secrétaire de mairie en Haute-Saône ?
Le Parcours de Montée en Compétences
- Il vous permet de découvrir le métier depuis chez vous, en suivant des modules en ligne
- Est un prérequis pour suivre une autre formation
Pour qui ? Toutes les personnes intéressées et ayant un compte Google
Durée ? En fonction de votre capacité à avancer
Quand ? Actionnable quand vous le souhaitez
Comment ? Rapprochez-vous du CDG 70 pour participer à une réunion d’information obligatoire
La formation Secrétaire de Mairie en Communes Rurales (SMCR)
Formation portée par le CDG 70 et le CNFPT
Pour qui ? Les demandeurs d’emploi inscrits à Pôle Emploi
Durée ? 3 mois
Quand ? Une fois par an (septembre à décembre) – sélection en juin-juillet
Où ? Modules théoriques à Vesoul et stage en collectivités haut-saônoises
Comment y participer ?
- Rapprochez-vous du CDG 70 (session de 15 personnes par an)
- Avoir suivi le PMC
Titre Employé Administratif et Accueil option Secrétaire de mairie (EAA option SM) – Formation en alternance
Formation portée par le CDG 70 et le GRETA HS NFC
Pour qui ? Toutes les personnes intéressées
Durée ? De septembre à juin
Quand ?
- A partir du mois de septembre
- Sélection en juin-juillet
Où ? Modules théoriques à Vesoul et stage en collectivités haut-saônoises
Comment y participer ?
- Rapprochez-vous du CDG 70
- Avoir suivi le PMC
Le Diplôme Universitaire Gestionnaire Administratif Secrétaire de mairie (DU GASM)
Formation portée par le CDG 70 et la faculté de Droit de Besançon
Pour qui ? Toutes les personnes intéressées titulaires du Baccalauréat
Durée ? 1 an
Quand ? Une fois par an
Où ? Modules théoriques à la faculté de droit de Besançon et stage possible en Haute-Saône
Comment y participer ?
- Rapprochez-vous du CDG 70
- Avoir suivi le PMC
Entreprise d’Entrainement Pédagogique « Assistant d’Administration Commerciale et de Communication » (ASCOM) – Formation en alternance
Formation portée par le CDG 70 et le GRETA HS NFC
Pour qui ? Toutes les personnes intéressées
Durée ? De septembre à juin
Quand ? Actionnable quand vous le souhaitez
Où ? Modules théoriques à Vesoul et stage en collectivités haut-saônoises
Comment y participer ?
- Rapprochez-vous du CDG 70
- Avoir suivi le PMC
PREparation aux MISsions TEMporaires (PREMISTEMP)
Formation portée par le CDG 70, le GRETA HS NFC, et une communauté de communes du territoire
Pour qui ? Les demandeurs d’emploi inscrits à Pôle Emploi
Durée ? 2 mois
Quand ? Plusieurs sessions par an
Où ? Modules théoriques et stage sur le territoire de la communauté de communes qui accueille la formation
Comment y participer ?
- Rapprochez-vous du CDG 70
- Avoir suivi le PMC
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